Theo chỉ thị, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần phải quán triệt nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản; nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ tham gia soạn thảo văn bản, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản đồng thời phải tuân thủ đúng yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã được quy định tại Quy chế Văn thư lưu trữ của Tổng công ty.

Tổng giám đốc yêu cầu Văn phòng Tổng công ty và Văn phòng các đơn vị tuân thủ đúng quy trình, trình tự, thủ tục trong công tác xây dựng văn bản, thực hiện rà soát, kiểm tra kỹ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình Lãnh đạo Tổng công ty ký ban hành; cương quyết không phát hành đối với các văn bản không đảm bảo quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày.

Đối với các văn bản gửi Bộ Giao thông vận tải, Chỉ thị yêu cầu khi gửi văn bản đến Bộ Giao thông vận tải chỉ gửi 01 bản, không gửi nhiều bản có cùng một số, ký hiệu, ngày tháng và nội dung đến nhiều đối tượng thuộc cơ quan Bộ; không gửi thông báo kết luận cuộc họp của Lãnh đạo Tổng công ty đến Bộ hoặc Lãnh đạo Bộ để thay cho báo cáo. Trường hợp có vụ việc báo cáo Bộ, phải có văn bản báo cáo cụ thể. Đối với văn bản Lãnh đạo Tổng công ty ký giải quyết công việc theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc theo thẩm quyền của đơn vị gửi các cơ quan có liên quan không được gửi Bộ Giao thông vận tải để báo cáo (phần nơi nhận). Khi cần báo cáo kết quả thực hiện với Lãnh đạo Bộ phải có văn bản riêng.

Trong hoạt động quản lý, văn bản đóng vai trò quan trọng là một công cụ hữu hiệu để truyền đạt các mệnh lệnh, các thông tin và các quyết định quản lý để thực hiện mục tiêu của chủ thể quản lý đã đề ra. 

                                                                   Ban Biên tập