Để tạo điều kiện cho việc làm thủ tục bay được thực hiên nhanh chóng, hiệu quả và chính xác, quy trình làm thủ tục bay từ xa đã được triển khai nhờ áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình nộp kế hoạch bay và cung cấp bản tin PIB và MET. Đây là yếu tố cốt lõi tạo nên tính ưu việt của quy trình này so với quy trình truyền thống.

Việc làm thủ tục bay cho các chuyến bay từ trước đến nay được thực hiện theo một quy trình truyền thống, trong đó người làm thủ tục trước chuyến bay (tổ lái hoặc nhân viên điều độ của Hãng Hàng không) phải trực tiếp đến phòng Thủ tục bay tại sân bay khởi hành để nộp kế hoạch bay, sau đó nhận và được tư vấn trực tiếp về bản tin trước chuyến bay (PIB), hồ sơ khí tượng (MET). Quy trình này đảm bảo được tính xác thực và hiệu quả trong quá trình cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên vẫn bộc lộ một số nhược điểm, người làm thủ tục bay của hãng hàng không mất thời gian chờ làm thủ tục bay khi số lượng chuyến bay nhiều, tăng công việc cho phi công dẫn tới máy bay và hành khách phải chờ thêm thời gian cho chuyến bay. Đây chính là những nguyên nhân góp phần làm tăng thời gian quay đầu tàu bay và chậm trễ. Đồng thời việc điền kế hoạch bay đề nghị (PROPOSAL FPL) bằng tay cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro sai lệch về thông tin số liệu.

Nhân viên Thủ tục bay tại Cảng Hàng không Thọ Xuân

Khi đó các Hãng Hàng không sử dụng phần mềm tạo kế hoạch bay (Flight Planning) bằng máy tính đảm bảo tự động thiết lập FPL cho mỗi chuyến bay theo đúng quy định của ICAO. Cụ thể, nhân viên điều độ nhập số hiệu chuyến bay, đăng ký tàu bay, thời gian dự kiến cất hạ cánh, hệ thống sẽ tự động lập kế hoạch bay máy tính (CFP), kế hoạch bay không lưu (ATS FPL), chiết xuất dạng TEXT để sử dụng làm thủ tục bay. Sau đó nhân viên điều độ sẽ gửi PROPOSAL FPL tới Phòng thủ tục bay qua hệ thống AFTN. Trong trường hợp hệ thống AFTN bị lỗi mạng hoặc trục trặc kỹ thuật nhân viên điều độ sẽ gửi PROPOSAL FPL qua địa chỉ email được đăng ký bảo mật của hãng hàng không và phòng thủ tục bay. Khi PROPOSAL FPL được chấp thuận, các thông tin trước chuyến bay được biên soạn thành bản tin PIB và lưu dưới định dạng file PDF (File PIB). File PIB này được Phòng thủ tục bay chuyển đến địa chỉ email Trung tâm điều hành khai thác của hãng hàng không. Hồ sơ khí tượng hàng không liên quan đến chuyến bay cũng được nhân viên điều độ hãng hàng không cập nhật từ hệ thống cơ sở dữ liệu khí tượng hàng không Nội Bài với tài khoản (user name) và mật khẩu được cung cấp riêng cho từng hãng hàng không. Thực hiện quy trình này giúp giảm thiểu việc di chuyển của phi công hoặc nhân viên điều độ hãng hàng không để thực hiện thủ tục trước chuyến bay. Bản tin PIB và hồ sơ khí tượng thay vì phải in ra với số lượng lớn hàng ngày và trao tận tay cho phi công thì nay nhân viên điều độ của hãng chỉ cần tải các dữ liệu bằng file điện tử đã nhận được lên ipad cho phi công trước chuyến bay giúp giảm số lượng in ấn, tăng hiệu suất thực hiện các thủ tục trước chuyến bay.

Nhân viên Thủ tục bay tại Cảng Hàng không Cát Bi

Từ năm 2015, quy trình làm thủ tục bay từ xa đã được đưa vào áp dụng với các chuyến bay khởi hành từ Cảng Hàng không quốc tế Nội Bài của các hãng hàng không Vietnam Airlines, Jetstar Pacific và Vietjet Air. Theo thống kê của Công ty cổ phần hàng không Jetstar Pacific trong thời gian 01 năm đầu tiên khai thác đã cho thấy tính hiệu quả: tiết kiệm cho hãng hàng không khoảng 12.500USD/ ngày, tính trên mỗi chuyến bay là khoảng 100-200USD/ chuyến (số liệu thống kê sau 01 năm áp dụng của CTCPHK Jetstar Pacific). Công ty quản lý bay miền Bắc  là đơn vị đầu tiên trong ba Công ty Quản lý bay khu vực của Tổng công ty Quản lý bay Việt Nam đã phối hợp với 03 hãng hàng không nội địa để triển khai áp dụng đầy đủ quy trình làm thủ tục bay từ xa được Cục Hàng không Việt Nam phê duyệt.

Nhân viên Thủ tục bay tại Cảng Hàng không Vinh

Các kết quả đạt được về hiệu suất làm việc và tiết kiệm của phương thức làm thủ tục bay mới này đã tạo tiền đề để năm 2017 Công ty Quản lý bay miền Bắc tiếp tục phối hợp với Công ty cổ phần hàng không Jetstar Pacific và Vietjet Air xây dựng phương án quy trình thủ tục bay từ xa cho các chuyến bay khởi hành từ Cảng Hàng không quốc tế Cát Bi. Quá trình thử nghiệm phương án làm thủ tục bay cho các chuyến bay của công ty cổ phần hàng không JPA trong khoảng 01 tháng (từ ngày 10/06/2017) và của VJA (từ ngày 05/7/2017) cho thấy quy trình mới đảm bảo được công tác thủ tục bay hiệu quả, chính xác, kịp thời và đầy đủ thông tin. Quy trình làm thủ tục bay từ xa tại Cảng Hàng không quốc tế Cát Bi đã được đưa vào thực hiện chính thức đối với các chuyến bay của hãng hàng không JPA từ ngày 11/07/2017 theo phê duyệt của Cục Hàng không Việt Nam. Hiện tại, hãng hàng không đã đảm bảo nộp kế hoạch bay đề nghị (PROPOSAL FPL) cho phòng Thủ tục bay chậm nhất 60 phút trước khi bắt đầu thực hiện chuyến bay và thực hiện nộp kế hoạch bay sửa đổi (REVISED PROPOSAL FPL) đúng theo quy định.

Trên cơ sở các kết quả đã đạt được trong quy trình làm thủ tục bay từ xa tại Cảng Hàng không quốc tế Nội Bài và Cát Bi, Công ty Quản lý bay miền Bắc đã chủ động phối hợp với hãng hàng không Jetstar Pacific và Vietjet Air chuẩn bị các điều kiện cần thiết như trang thiết bị, phương án bảo mật thông tin; văn bản phối hợp làm thủ tục bay từ xa giữa Công ty Quản lý bay miền Bắc và các hãng hàng không; phổ biến, triển khai cho lực lượng liên quan (kiểm soát viên không lưu, nhân viên thủ tục bay, thông báo tin tức hàng không, nhân viên khí tượng…) để triển khai mở rộng quy trình làm thủ tục bay từ xa cho các chuyến bay khởi hành từ các sân bay khác trong khu vực trách nhiệm của Công ty Quản lý bay miền Bắc như Vinh, Đồng Hới, Thọ Xuân. Trong đó, quy trình thủ tục bay từ xa cho các chuyến bay khởi hành từ các cảng hàng không Vinh, Đồng Hới, Thọ Xuân của Công ty cổ phần hàng không Jetstar Pacific đã được thực hiện từ ngày 25/7/2017. Dự kiến Công ty Quản lý bay miền Bắc sẽ tiếp tục áp dụng với các chuyến bay của Công ty cổ phần hàng không Vietjet Air trong tháng 08/2017.

Đặng Thị Hạnh - Nguyễn Thu Hương PKLMB